Wie schafft man als Unternehmen den Seiltanz und wie kann man sich als Mailempfänger schützen?

Geringe Kosten, einfache Handhabung, effiziente Verwaltung – das sind nur einige der Gründe, die für das Versenden von Werbemails oder Werbe-SMS sprechen. Angesichts der vielen Vorteile stößt der Versand elektronischer Post zu Werbezwecken im Vergleich zu postalischer Werbung bei Unternehmen auf immer größeres Interesse. Ebenso groß ist aber auch der Ärger jener Mailempfänger, die morgens beim Öffnen des elektronischen Posteingangs zuerst einmal dutzende Mails auf Spam überprüfen und löschen müssen.

Den Ausgleich dieser einander gegenüberstehenden Interessen versucht § 107 Telekommunikationsgesetz – kurz TKG – herzustellen. Dieses österreichische Gesetz setzt die europäische Datenschutzrichtlinie um und regelt in § 107 die Zulässigkeit der Zusendung unerwünschter Nachrichten (E-Mail, SMS, Fax, Telefon).

Werbemails ohne Zustimmung des Empfängers nur im Ausnahmefall erlaubt

Elektronische Post – einschließlich SMS – die der Direktwerbung dient oder an mehr als 50 Empfänger gesendet wird, ist ohne vorherige Einwilligung des Empfängers grundsätzlich unzulässig. Eine vorherige Zustimmung ist nur dann nicht notwendig, wenn alle vier der folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Absender hat die Kontaktinformation (z.B. E-Mail-Adresse) im Rahmen eines Verkaufes oder einer Dienstleistung an seinen Kunden erhalten.
  • Die Nachricht erfolgt zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen.
  • Der Empfänger hat klar und deutlich die Möglichkeit erhalten, die Nutzung seiner elektronischen Kontaktinformation bei der Erhebung und zusätzlich bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen.
  • Der Empfänger ist nicht in die sogenannte „Robinson“-Liste der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH eingetragen (www.rtr.at/ecg). Hier kann sich jeder eintragen lassen, der keine unaufgeforderten Werbezusendungen erhalten möchte.

Verwaltungsstrafen bis zu € 37.000

Was oft vergessen wird: Diese Bestimmungen gelten nicht nur für österreichische Versender. Sie sind für jeden, der an österreichische Adressen Spam-Mails versendet, gültig.

Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen können mit Verwaltungsstrafen bis zu € 37.000 geahndet werden. Davon unabhängig haben Betroffene die Möglichkeit, eine zivilrechtliche Unterlassungserklärung einzufordern.

Vorsicht statt Nachsicht: Checkliste für den Mailversender

Um auf Nummer sicher zu gehen und das Risiko einer nicht unerheblichen Geldstrafe auszuschließen, empfehlen wir:

  • Klären Sie bereits beim Erstkontakt mit dem Kunden ab, ob Werbemails – allenfalls auch für welche Produkte oder Sparte – gewünscht sind. Im Idealfall in Form einer eigens vorformulierten Zustimmungserklärung.
  • Es hat sich in der Praxis bewährt, dass nach dieser ersten Zustimmungserklärung ein Mail an die angegebene Adresse gesendet wird und erst mit einer Rückbestätigung die endgültige Aufnahme in eine Adressliste erfolgt.
  • Eine strenge Verwaltung dieser Daten und Listen ist unerlässlich.
  • Da es sich hierbei um eine ausgesprochen verantwortungsvolle Aufgabe handelt, ist es ratsam, klare Kompetenzen im Unternehmen zu schaffen, einen Mitarbeiter für zuständig zu erklären und diesen entsprechend einzuschulen.
  • Klären Sie bei jeder einzelnen Aussendung, ob der Kunde auch für diese Sparte seine Zustimmung gegeben hat. Darüber hinaus müssen Sie einen Abgleich mit der „Robinson“-Liste (www.rtr.at/ecg) vornehmen. An Personen, die in dieser Liste eingetragen sind, darf keine elektronische Post zu Werbezwecken versendet werden.
  • Achten Sie darauf, dass bei jeder elektronischen Zusendung der Absender und seine Anschrift eindeutig erkennbar sind. Außerdem muss in jedem Werbemail eine „Abbestell-Adresse“ angeführt werden.

Was kann ich als Mailempfänger gegen die Spam-Flut unternehmen?

Jede Person und jedes Unternehmen kann sich durch eine E-Mail mit dem Betreff „Eintragen RTR-ECG Liste“ an eintragen@ecg.rtr.at in der „Robinson“-Liste der Rundfunk- und Telekom Regulierungs-GmbH eintragen lassen.

Landen dennoch Spam-Mails im elektronischen Posteingang, kann eine Beschwerde bei der Fernmeldebehörde eingebracht und ein Verwaltungsstrafverfahren angeregt werden.

Darüber hinaus besteht zivilrechtlicher Schutz. Bei Verletzung des Persönlichkeitsrechtes, konkret bei Verletzung der Achtung des Privatbereiches, kann gerichtlich mit einer Unterlassungsklage vorgegangen werden.

Neben diesen Rechtsbehelfen ist aber wohl ein guter Spam-Filter als einfacher und wirksamer Schutz nach wie vor unverzichtbar.

Autorin: Mag. Mariella Schurz
(Anwaltszentrum.at / BKB Partner)